Website-Projekt vorbereiten: Checkliste für Schweizer KMU

Website-Projekt vorbereiten: Checkliste für Schweizer KMU

Für eine erste Anfrage braucht es kein fertiges Pflichtenheft. Aber je klarer Sie Ihr Vorhaben beschreiben können, desto gezielter fällt eine Offerte aus — und desto reibungsloser läuft das Projekt selbst.

Die häufigste Ursache für Verzögerungen in Website-Projekten ist nicht die Technik, sondern fehlendes Material auf Kundenseite: Texte, die noch geschrieben werden müssen, Bilder, auf die gewartet wird, Entscheidungen, die noch offen sind. Wer diese Punkte vorab klärt, gibt dem Projekt die beste Startbasis.

Diese Checkliste ist keine erschöpfende Anforderungsliste und keine verbindliche Vorlage. Sie hilft, Prioritäten zu setzen und die wichtigsten Entscheide vor dem Projektstart zu benennen.

1. Ziel und Zielgruppe

Was soll die Website leisten?

Formulieren Sie ein klares Ziel — nicht «eine gute Website haben», sondern konkret:

• Neue Kunden in einem bestimmten Einzugsgebiet erreichen
• Die bisherige veraltete Website ersetzen und modernisieren
• Online-Terminbuchungen ermöglichen
• Referenzprojekte zeigen und Vertrauen aufbauen
• Eine zweite Sprache hinzufügen

Je konkreter das Ziel, desto besser kann eine Website dafür gestaltet werden.

Für wen ist die Website gemacht?

Beschreiben Sie Ihre Zielgruppe so konkret wie möglich:

• Privatpersonen oder Geschäftskunden?
• Welches Alter, welche Region, welche Situation?
• Was suchen diese Personen — Information, Kontakt, einen Vergleich, direkte Buchung?
• Welche Sprachen sprechen Ihre Kunden?
• Wie technikaffin sind Ihre Kunden — lesen sie viel Text oder brauchen sie klare, kurze Orientierung?

Eine Website, die alle gleichzeitig ansprechen will, spricht oft niemanden direkt an. Priorisieren Sie.

2. Heutige Website und Probleme

Falls Sie bereits eine Website haben, beantworten Sie diese Fragen:

• Was funktioniert an der aktuellen Website nicht gut?
• Was soll beibehalten werden?
• Gibt es Inhalte, die übernommen werden sollen — und welche nicht?
• Welche URLs sind für Sie wichtig? (Bestehende Google-Rankings können bei unüberlegten URL-Änderungen verloren gehen.)
• Wissen Sie, wer Hosting, Domain und E-Mail verwaltet — und haben Sie Zugang?

Falls Sie keine Website haben, notieren Sie, was Sie bisher stattdessen nutzen: Social-Media-Profil, Branchenverzeichnis, Flyer, mündliche Empfehlungen.

3. Inhalte, Bilder und Rechte

Welche Inhalte soll die Website haben?

Erstellen Sie eine erste Liste der geplanten Seiten oder Bereiche:

• Startseite
• Leistungsseiten (eine pro Leistung oder zusammengefasst?)
• Über uns / Team
• Referenzen / Fallbeispiele
• Kontaktseite
• Rechtliches (Impressum, Datenschutz)

Klären Sie für jede Seite: Was ist der Zweck? Wer sind die Leser? Was sollen sie danach tun?

Wer schreibt die Texte?

Eine der meistunterschätzten Fragen im Website-Projekt:

• Schreiben Sie die Texte selbst?
• Soll der Webdienstleister Texte erstellen oder anpassen?
• Gibt es bereits Texte (aus Broschüren, der alten Website, internen Dokumenten), die als Grundlage dienen können?

Texterstellung braucht Zeit und ist ein eigenständiger Leistungsblock. Planen Sie diesen vorab ein.

Bilder: Qualität und Rechte

• Haben Sie eigene Fotos, die für die Website geeignet sind?
• Ist eine Fotoproduktion geplant — und zu welchem Zeitpunkt?
• Wenn Stockbilder verwendet werden: Wer besorgt diese, und welche Lizenzen gelten?
• Wenn Bilder von Kunden, Mitarbeitenden oder Projekten gezeigt werden sollen: Liegen die nötigen Einwilligungen vor?

Hinweis: Fragen zur Persönlichkeitsrecht-Einwilligung oder zum Datenschutz bei Personenfotos sind rechtliche Fragen. Klären Sie diese mit einer fachkundigen Person, nicht allein aus einem Ratgeberartikel.

4. Funktionen und Schnittstellen

Erstellen Sie eine Liste der Funktionen, die Sie auf der Website benötigen. Unterscheiden Sie dabei zwischen «zwingend nötig» und «wäre schön»:

Funktion	Priorität
Kontaktformular	Zwingend
Online-Terminbuchung / Kalender	Zwingend / Wunsch
Mehrsprachigkeit	Zwingend / Wunsch
Newsletter-Anmeldung	Wunsch
Produkt- oder Dienstleistungskatalog	Zwingend / Wunsch
Shop / Onlinebezahlung	Zwingend / Wunsch
Passwortgeschützter Bereich	Wunsch
Schnittstelle zu Drittsystem (CRM, ERP, etc.)	Zwingend
Bildergalerie / Referenzbereich	Wunsch

Für jede als «zwingend» markierte Funktion: Beschreiben Sie den konkreten Ablauf. «Online-Buchung» kann vieles bedeuten — von einem einfachen Formular bis zu einem vollständigen Buchungssystem mit Kalender, Bestätigung und Zahlungsabwicklung.

Drittanbieter und bestehende Systeme

Klären Sie, welche Systeme bereits vorhanden sind und ob diese in die neue Website integriert werden sollen:

• Newsletter-Dienst (z. B. Mailchimp, CleverReach)
• Buchungssystem (z. B. Calendly, Planyo)
• CRM oder ERP
• Kassensystem oder Warenwirtschaft
• Zahlungsanbieter

Für jedes System: Bietet es eine Schnittstelle (API) an? Wer hat die Zugangsdaten?

5. Zugänge und Verantwortliche

Klären Sie frühzeitig, wer welche Zugänge hat — und wer im Projektteam für was zuständig ist.

Bestehende Zugänge

Erstellen Sie eine Übersicht:

System	Wer hat den Zugang?	Login verfügbar?
Hosting / Webserver	?	Ja / Nein
Domain-Registrar	?	Ja / Nein
E-Mail-Provider	?	Ja / Nein
Bestehende Website (Backend)	?	Ja / Nein
Google-Konto (Search Console, Analytics)	?	Ja / Nein
Social-Media-Profile	?	Ja / Nein

Wenn Zugänge bei einer früheren Agentur oder einem IT-Dienstleister liegen: Klären Sie vor Projektstart, wie diese übergeben werden.

Zuständigkeiten im Projekt

• Wer ist auf Ihrer Seite der Hauptansprechpartner für das Website-Projekt?
• Wer gibt Inhalte frei?
• Wer entscheidet bei gestalterischen Fragen?
• Wer ist nach dem Launch für Inhaltspflege und Updates zuständig?

Mehrere Ansprechpartner mit unklaren Zuständigkeiten verlangsamen Projekte erheblich. Benennen Sie eine verantwortliche Person.

6. Prioritäten und nächste Entscheidung

Halten Sie am Ende der Vorbereitung fest:

• Was ist für den Launch zwingend notwendig?
• Was kann in einer späteren Phase ergänzt werden?
• Welche Fragen sind noch offen und müssen vor dem Projektstart beantwortet werden?
• Gibt es einen Wunsch-Termin für den Launch — und ist dieser realistisch?

Nicht alles muss beim ersten Launch enthalten sein. Eine klare Priorisierung hilft sowohl Ihnen als auch dem Webdienstleister, die richtigen Entscheidungen in der richtigen Reihenfolge zu treffen.

Zusammenfassung: Vorbereitung auf einen Blick

• Ziel der Website formuliert (konkret und messbar)
• Zielgruppe beschrieben (wer, was, welche Fragen)
• Bestehende Website analysiert (was bleibt, was geht, welche URLs)
• Seitenstruktur skizziert
• Texte: Wer schreibt was, bis wann?
• Bilder: Eigene Fotos, Stockbilder, Einwilligungen?
• Funktionen priorisiert (zwingend vs. Wunsch)
• Drittanbieter und Schnittstellen aufgelistet
• Zugänge (Hosting, Domain, Backend) identifiziert
• Projektverantwortliche Person benannt
• Offene Entscheide notiert

Fazit

Eine gute Vorbereitung macht Projekte schneller und die Zusammenarbeit einfacher. Sie müssen nicht alle Antworten kennen, bevor Sie eine Anfrage stellen — aber je mehr Sie bereits durchgedacht haben, desto zielgerichteter kann eine Offerte erstellt werden.

Für ein erstes Gespräch über Ihr Website-Vorhaben können Sie über Kontakt anfragen. Die Leistungsübersicht zeigt, was websystem.ch in welchen Bereichen anbietet.

Weiterführend: Was gehört in ein gutes Website-Briefing? — für die Zusammenarbeit mit einem Webdienstleister.